Was kostet individuelle Software? Ein ehrlicher Preisüberblick
„Was kostet das?" ist die erste Frage in fast jedem Erstgespräch — und die wenigsten Agenturen beantworten sie öffentlich. Wir tun es. Nicht auf den Euro genau (das wäre unseriös), aber mit realistischen Spannen, an denen Sie sich orientieren können.
Die kurze Antwort: typische Preisspannen 2026
- Kleine Fachanwendung / internes Tool: ca. 8.000–25.000 € — z. B. eine Geräteverwaltung, ein Freigabe-Workflow, ein Reporting-Tool.
- Web-Anwendung mit mehreren Rollen und Schnittstellen: ca. 25.000–80.000 € — z. B. ein Kundenportal oder eine Warenwirtschaft.
- Komplexe Plattform / digitales Produkt: ab 80.000 € — mehrere Systeme, hohe Lastanforderungen, langfristige Weiterentwicklung.
- Automatisierung / KI-Pilot: ca. 5.000–20.000 € — ein klar umrissener Prozess, z. B. automatische Dokumentenverarbeitung.
Wichtig: Das sind Projektpreise für die erste produktive Version. Software lebt — rechnen Sie pro Jahr mit etwa 15–20 % der Erstellungskosten für Pflege, Updates und kleinere Erweiterungen.
Wovon der Preis wirklich abhängt
1. Anzahl der Rollen und Rechte
Eine Anwendung, die nur Ihr Team nutzt, ist deutlich günstiger als eine mit Kundenzugang, Admin-Bereich und fein abgestuften Berechtigungen. Jede Rolle bedeutet eigene Ansichten, eigene Tests, eigene Randfälle.
2. Schnittstellen zu Bestandssystemen
Die Anbindung an ERP, Buchhaltung oder Microsoft 365 ist oft der unterschätzte Kostenblock. Eine saubere Schnittstelle zu einem gut dokumentierten System ist schnell gebaut — die Anbindung an ein 15 Jahre altes Spezialsystem ohne API kann aufwändiger sein als die halbe Anwendung.
3. Datenmigration
Sollen Bestandsdaten übernommen werden? Aus Excel geht das meist zügig. Aus einem Altsystem mit gewachsenen Dateninkonsistenzen wird es ein eigenes Teilprojekt — das sich aber fast immer lohnt, weil saubere Daten der halbe Nutzen der neuen Software sind.
4. Design-Anspruch
Ein internes Tool braucht ein aufgeräumtes, funktionales Interface — kein preisgekröntes Design. Ein Kundenportal, das Ihre Marke repräsentiert, schon eher. Sagen Sie ehrlich, was es sein soll, und zahlen Sie nicht für Hochglanz, den niemand sieht.
Festpreis oder Aufwand?
Beides hat seinen Platz. Ein Festpreis funktioniert gut, wenn der Umfang klar definierbar ist — Sie tragen kein Budgetrisiko, wir kalkulieren einen Puffer ein. Nach Aufwand arbeiten wir, wenn sich Anforderungen erst im Projekt schärfen — das ist bei echten Innovationsprojekten ehrlicher als ein Festpreis, der dann über Change Requests nachverhandelt wird. Häufig kombinieren wir: Festpreis für die klar umrissene erste Etappe, danach Aufwand mit monatlicher Budgetgrenze.
Woran Sie unseriöse Angebote erkennen
- Preis ohne Fragen: Wer Ihnen nach fünf Minuten einen Preis nennt, hat Ihr Problem nicht verstanden.
- Keine Aussage zu laufenden Kosten: Hosting, Wartung und Updates verschwinden nicht — sie stehen nur nicht im Angebot.
- „Das machen wir alles mit KI, deshalb kostet es fast nichts": KI beschleunigt die Entwicklung real — aber Anforderungsanalyse, Tests, Integration und Verantwortung bleiben Menschenarbeit.
- Unklare Code-Eigentumsrechte: Der Quellcode gehört nach Bezahlung Ihnen. Punkt. Alles andere ist eine Abhängigkeitsfalle.
So bekommen Sie eine belastbare Zahl
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ziel, Nutzerkreis, Schnittstellen und Datenlage — danach erhalten Sie eine schriftliche Einschätzung mit Preisspanne und Empfehlung für den sinnvollsten ersten Schritt. Oft ist das ein kleinerer Start als gedacht: Eine fokussierte erste Version, die schnell echten Nutzen bringt, schlägt den Fünfjahresplan fast immer.